Il progetto di riordino dell'Archivio documentale della miniera di Montevecchio, finanziato con la misura . dei progetti P.O.R. relativi al Parco culturale "Giuseppe Dessì", avviato nel mese di ottobre del 2004, si inserisce in un quadro più generale che prevede la realizzazione di numerosi progetti di ristrutturazione di edifici minerari, attivazione di percorsi turistici tematici, rievocazione di scorci di vita mineraria con sceneggiature e particolari suggestioni visive e sonore all'interno delle strutture , creazione di musei, promozione sia in termini naturalistici che storico-culturali dell'intero patrimonio minerario. Uno degli obiettivi del progetto è far si che anche l'offerta di concreti servizi informativi non lasci deluso il visitatore. In particolare si vuole fare in modo di proporre all'utente il contatto diretto con le fonti, con la documentazione, con le carte originali prodotte dalla società mineraria attraverso il servizio di consultazione dell'Archivio storico minerario.

Esso prevede l'ordinamento e l'inventariazione della documentazione prodotta dalla miniera di Montevecchio e conservata presso il palazzo della direzione, e l'acquisizione digitalizzata del patrimonio cartografico, che rappresenta la parte più consistente del fondo. Il lavoro di riordino ha interessato fino a questo momento l'intera documentazione prodotta dall'ex ufficio geologico della miniera, con l'elaborazione di circa 5000 schede archivistiche, cartografiche e bibliografiche descrittive dell'intera documentazione prodotta da quest'ufficio durante la sua attività. Le schede sono state informatizzate e raccolte in un database che permette di effettuare una consultazione on line tramite una ricerca per parole chiave. L'organizzazione delle schede in serie e sottoserie archivistiche permetterà in seguito di effettuare la ricerca anche tramite la consultazione di un inventario informatizzato, che darà una descrizione più generale dell'intero contenuto del fondo.

Uno dei principali obiettivi del progetto é quello di creare l'archivio digitale del materiale cartografico, con la prospettiva di poter mettere a disposizione degli utenti per la consultazione anche quella parte dell'archivio minerario di Montevecchio che pur presentando maggiori problemi di consultabilità per il particolare tipo di documentazione, il grande formato, la maggiore fragilità dei supporti, l'antichità stessa delle carte, rappresenta nello stesso tempo una parte molto interessante della storia mineraria della società oltre che una parte considerevole dell'intero Archivio. La digitalizzazione del materiale cartografico ha dunque due motivazioni fondamentali: tutelare la cartografia ed offrire nel contempo la massima disponibilità alla consultazione, che viene quindi fatta tramite i mezzi informatici. Si è dunque proceduto alla digitalizzazione della documentazione cartografica dell'ufficio geologico con l'acquisizione di oltre .disegni. Date le particolari caratteristiche dei documenti si è resa necessaria la ricerca di un metodo di acquisizione ed archiviazione che tenesse conto delle peculiarità di ciascuna serie e allo stesso tempo permettesse di uniformare le procedure di inventariazione e digitalizzazione.

La grande maggioranza della documentazione cartografica è costituita da mappe e disegni di grandi dimensioni (vicine al formato A0), e questo ha richiesto l'adozione di tecniche di compressione ed elaborazione che permettono di ottenere files si dimensioni tali da renderne agevole l'utilizzo pur garantendo una buona leggibilità delle informazioni contenute.

Sono stati quindi prodotti dei master files ad alta risoluzione, ed un access file di dimensioni molto inferiori e a bassa risoluzione ottenuto con la compressione dei master files che però consente un'agevole manipolazione e può essere inserito sul web per la consultazione. Le immagini sono state ottimizzate in modo da garantirne il più possibile la leggibilità. La copia del master file permetterà nel tempo di ottenere file s di diversi formati a seconda dell'uso che se ne deve fare e delle esigenze di riproduzione.

Il riordino del fondo archivistico e cartografico della miniera di Montevecchio e la produzione dei relativi Inventari offrirà uno strumento di consultazione diretta a disposizione di studiosi, ricercatori, studenti, e fornirà le basi per la realizzazione di mostre, manifestazioni, approfondimenti creando già da solo un polo di attrazione di notevole interesse culturale.